在留期限の管理方法を比較：
Excel・属人管理・在留管理クラウドの違い

在留期限管理が企業にとって重要な理由

在留期限の見落としが招く「不法就労状態」

在留期限が切れた状態でも気づかずに就労を続けさせると、企業は不法就労助長罪の対象になるリスクがある（入管法第73条の2）。法定刑は従来「3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金」とされ、改正により「5年以下の拘禁刑・500万円以下の罰金」へ引上げられている（施行時期は出入国在留管理庁の公表をご確認ください）。法人への両罰規定もある。

「知らなかった」「担当者が変わって確認できていなかった」という事情は、法的な免責理由にならない。在留期限の管理は「できればやる」という努力目標ではなく、企業の法的義務だ。

外国人雇用企業が直面する管理の現実的な難しさ

在留期限管理が難しいのは、以下のような状況が重なるためだ。

• 複数のスタッフの在留期限がバラバラの月・年に分散している
• 在留資格の種類（技術・人文知識・国際業務 / 特定技能1号 / 技能実習など）によって更新手続きの内容が異なる
• 人事担当者が変わると引き継ぎが不十分になりやすい
• 更新申請を依頼する行政書士がいない・探し直す手間がかかる

これらの課題は、管理方法の選び方によってある程度解消できる。以下で3つの主要な管理方法を比較する。

3つの管理方法を正直に比較する

在留期限管理の主な手法を以下の比較表で整理する。あくまで一般的な傾向であり、個々の企業の規模や運用によって実態は異なる。

（※）在留申請の代行費用は企業と提携行政書士の直接契約による

方法①：属人管理（記憶・メモ）のリスク

最もシンプルで「管理コストゼロ」に見えるのが、担当者が記憶や手帳メモで在留期限を把握する方法だ。外国人スタッフが1〜2人で、かつ同じ担当者が長期にわたって対応できる場合は機能することがある。

しかし、人事担当者が退職・異動した際に在留期限の情報が引き継がれず、気づいたときには在留期限が切れていたという事例が実際に起きている。複数のスタッフを雇用している企業や、担当者の入れ替わりがある企業では、属人管理は最もリスクが高い方法といえる。

方法②：Excel・スプレッドシート管理の実態

「Excelで在留期限を一覧管理している」企業は多い。在留カードの在留期限・在留資格種別・更新予定日などを表で管理するアプローチは、無料で始められる点でハードルが低い。

ただし、Excelでの管理には次のような課題が生じやすい。

• 定期的に確認する習慣が定着しないと、更新期限が近づいても気づかない
• 担当者ごとにファイルが分散し、最新版の管理が煩雑になる
• リマインダー機能がなく、見落とし対策の仕組みが弱い
• 複数名で同時編集する際に整合性が取りにくい

Excelは管理の出発点として有効だが、雇用する外国人スタッフが増えてくると限界が出やすい。「一覧は作ってあるが、実際には確認できていない」という状況に陥りやすいのがExcel管理の弱点だ。

方法③：在留管理クラウドの特徴と注意点

在留管理クラウドは、外国人スタッフの在留情報を一元管理し、更新期限が近づくと自動でアラートを通知するシステムだ。複数担当者でのクラウド共有・更新履歴の記録・提携申請取次行政書士との連携といった機能を持つサービスが提供されている。

在留管理クラウド ビザ顧問〈企業向け〉は、ツール利用料が無料（在留申請の代行費用は企業と提携行政書士の直接契約による）で利用できる。導入コストを抑えながら、管理の仕組みを整えたい企業に向いている選択肢だ。

注意点として、初期データの入力（現在雇用している外国人スタッフの在留情報の登録）には一定の手間がかかる。また、特定のサービスへの依存が生じるため、サービス継続の見通しや条件変更への対応も考慮しておきたい。

管理方法を選ぶ際の判断基準

雇用人数・担当者の安定性で選ぶ

在留管理の方法を選ぶうえで最も重要な変数は、「何人の外国人スタッフを管理するか」と「担当者が頻繁に変わるか」だ。

• 1〜2人かつ同じ担当者が長期継続できる場合：Excelや台帳での管理で当面は対応できる
• 3人以上または担当者の異動・退職が想定される場合：クラウドでの一元管理と自動アラートの導入を検討する価値がある
• 今後外国人雇用を拡大していく方針がある場合：早期にクラウド管理を整えておくことで、人数が増えても同じ仕組みで対応できる

申請取次行政書士との関係も管理体制の一部

在留期限の管理は「期限を把握する」だけで完結しない。更新時期が来たときに、実際の申請手続きを担当する申請取次行政書士が確保されていなければ、管理体制が整っていても更新が後手に回る。

継続的に対応してくれる申請取次行政書士との関係を事前に築いておくことが、在留管理体制の完成形だ。毎回行政書士を探し直す「スポット依頼」は、担当者ごとに対応の質が異なるリスクや、更新直前の依頼による対応遅れのリスクを生む。

「今すぐ整える」ことのコスト対効果

「まだ外国人が少ないから管理は後でいい」という判断は、外国人雇用の規模が拡大してから管理の問題が顕在化するという典型的なパターンにつながりやすい。

在留期限の見落としによる不法就労リスクは、発生した後の対処コスト（罰則・入管対応・社内手続きの混乱）の方が、予防コストよりも大きくなりやすい。管理体制の整備は「問題が起きる前」に行うのが最も効率的だ。

在留管理クラウド ビザ顧問〈企業向け〉でできること

在留情報の一元管理と自動アラート

ビザ顧問のシステムは、雇用している外国人スタッフの在留資格・在留期限・更新申請の状況を一元管理する機能を提供する。在留期限が近づくと担当者へ自動でアラートが届くため、「確認を忘れた」という状況を仕組みで防ぐことを支援する。

クラウド上での管理のため、担当者が変わっても情報が引き継がれ、複数名でのアクセス・更新が可能だ。

提携申請取次行政書士との連携

株式会社MRI（ビザ顧問運営）は行政書士ではないため、在留申請の代理・書類作成・申請取次は行わない。実際の申請手続きは、MRIが連携する申請取次行政書士が企業と直接契約して担う。

企業は「在留期限管理のシステム」と「申請を担当する行政書士」の両方をセットで整えられるため、更新のたびに行政書士を探し直す手間を省くことができる。

まとめ：自社の状況に合った管理方法を選ぶ

在留期限の管理方法に「絶対の正解」はないが、雇用人数が増えるほど管理の複雑さは増す。今の段階で自社に合った方法を選び、仕組みとして整えておくことが、外国人雇用のリスクを低減する現実的な一手だ。